SharePoint
Metadata i SharePoint
Metadata beskriver ett dokument, till exempel vilken kund det gäller, dess status eller vem som ansvarar för det. I SharePoint kan ni använda uppgifterna för att hitta och filtrera dokument.
Visa samma dokument på flera sätt
Mappar är enkla att förstå, men de blir snabbt begränsande. Ett dokument kan höra till en kund, ett projekt, ett avtal, en status och en ansvarig person samtidigt. I en mappstruktur måste någon välja en plats. Med metadata kan samma dokument visas på flera sätt utan att kopieras.
Ni kan exempelvis visa avtal per kund i en vy och per slutdatum i en annan.
Exempel på metadata
Metadata ska beskriva sådant som användarna redan tänker på i arbetet:
- kund eller organisation,
- dokumenttyp,
- status,
- ansvarig,
- giltighetsdatum,
- projekt,
- avdelning,
- informationsklassning.
När egenskaperna finns på dokumentet kan användarna skapa vyer som visar till exempel alla avtal som löper ut i år, alla policyer som behöver granskas eller alla projektfiler i en viss fas.
Vanliga misstag
Ett vanligt misstag är att skapa för många kolumner från början. Då upplevs metadata som extra administration. Ett annat misstag är att bygga metadata utan att skapa vyer och rutiner som visar nyttan.
Börja hellre med få egenskaper som är lätta att förstå och som löser ett verkligt problem.
Så kommer ni igång
- Välj en dokumenttyp eller ett bibliotek där dagens struktur skapar problem.
- Välj de egenskaper användarna behöver filtrera eller följa upp.
- Skapa ett fåtal kolumner med tydliga val.
- Skapa vyer för det användarna behöver hitta, till exempel avtal som snart löper ut.
- Visa användarna och de som ansvarar för dokumenten hur kolumnerna och vyerna används.
Metadata och Copilot
Inför Copilot är det också bra att gå igenom dokumentens innehåll, struktur och behörigheter. Metadata hjälper er hålla ordning, men dokumenten behöver fortfarande vara aktuella och ha rätt åtkomst.
Relaterat
Läs om vår hjälp med intranät, dokumenthantering och samarbetsytor i SharePoint.
Få hjälp med dokumentstrukturen
Berätta vilka dokument som är svåra att hitta eller följa upp. Vi kan gå igenom strukturen och föreslå hur metadata och vyer kan hjälpa.